Informativa sulla Privacy & Data Processing Agreement (DPA / PDA)
Informativa resa ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy novellato dal D.Lgs. 101/2018).
Ultimo aggiornamento normativo: 3 Agosto 2026.
I dati personali, i file vocali e le trascrizioni gestite dagli Agenti IA NON vengono mai utilizzati né ceduti a terzi per l'addestramento o il miglioramento di modelli di intelligenza artificiale pubblici.
In ottemperanza all'Art. 50 dell'AI Act Europeo, gli agenti vocali ed i chatbot notificano chiaramente all'utente finale la loro natura di sistemi di Intelligenza Artificiale prima di qualsiasi interazione.
1. Titolare del Trattamento e DPO (Data Protection Officer)
Il Titolare del Trattamento dei dati per le attività di gestione del sito e dei servizi commerciali è:
Titolare del Trattamento: E.S.I. Ditta Individuale (marchio Octopus Agenzy AI)
Partita IVA: IT02141370698
Codice Fiscale Rappresentante Legale: MRNFRN68S15E435D ()
Sede Legale: Via Giangiulio Adamo, 30, 66034 Lanciano (CH) - Italia
PEC: esi.lanciano@pec.net
Email Contatto Privacy & DPO: supporto@octopusagenzy.it / info@octopusagenzy.it
2. Accordo sulla Nomina a Responsabile del Trattamento (DPA / PDA - Art. 28 GDPR)
Quando Octopus Agenzy eroga i servizi di Voice AI Receptionist e Client AI Assistant (WhatsApp & Web Chat) a favore dei propri Clienti (Aziende, Professionisti e Attività Commerciali):
- Il Cliente dell'Agenzia agisce in qualità di Titolare del Trattamento (Data Controller) relativamente ai dati personali dei propri utenti/chiamanti finali.
- Octopus Agenzy S.r.l. agisce in qualità di Responsabile del Trattamento (Data Processor ex Art. 28 GDPR), elaborando le chiamate, i messaggi e le prenotazioni esclusivamente per conto e secondo le istruzioni documentate del Cliente.
Il relativo Data Processing Agreement (PDA / DPA) si intende sottoscritto ed operante automaticamente con l'accettazione dei Termini di Servizio all'attivazione del piano.
3. Tipologie di Dati Raccolti e Finalità
A. Dati dell'Attività Cliente (Fatturazione ed Onboarding)
Nome, Ragione Sociale, Email Aziendale, Telefono, Partita IVA, Codice Fiscale, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Codice SDI e PEC per la gestione contabile e contrattuale (Art. 6 par. 1 lett. b e c GDPR).
B. Dati degli Utenti Finali (Chiamanti e Chat)
Numero di telefono mittente, nome del chiamante, trascrizione e sintesi del servizio richiesto, data e ora dell'appuntamento prenotato su Google Calendar/Outlook.
C. Stream Audio Ephemeral (Voce AI by Octopus Agenzy AI)
I flussi audio vocali vengono elaborati in tempo reale (stream PCM via WebSocket TLS) al solo fine di convertire la voce in risposta naturale e non vengono archiviati oltre la durata della sessione.
4. Luogo del Trattamento, Conservazione e Sicurezza
Tutti i dati personali risiedono su infrastrutture server collocate all'interno dell'Unione Europea (database PostgreSQL ed autenticazione Supabase EU Region / Infrastruttura Cloud Railway EU).
- Cifratura in transito: Protocollo HTTPS / WSS con TLS 1.3.
- Cifratura a riposo: Algoritmo AES-256 su database e volumi di archiviazione.
- Periodo di Conservazione: I dati contabili sono conservati per 10 anni (normativa fiscale italiana). I log delle chiamate e le trascrizioni vengono conservati per la durata dell'abbonamento o cancellati su richiesta del Cliente.
5. Diritti dell'Interessato e Reclamo al Garante Privacy
Ai sensi degli Artt. 15-22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:
- Chiedere la conferma dell'esistenza dei propri dati personali e l'accesso agli stessi (Art. 15).
- Ottenere la rettifica o l'aggiornamento dei dati inesatti (Art. 16).
- Ottenere la cancellazione immediata ("Diritto all'Oblio", Art. 17).
- Ottenere la limitazione del trattamento o la portabilità dei dati in formato strutturato CSV/JSON (Artt. 18 e 20).
- Opporsi in qualsiasi momento al trattamento (Art. 21).
Per esercitare i propri diritti è sufficiente inviare un messaggio a supporto@octopusagenzy.it. È inoltre sempre fatto salvo il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo italiana: Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).